Conviene tercerizar la contabilidad desde el día uno si su empresa va a facturar, contratar personal o pagar proveedores en sus primeros meses. Desde la primera factura necesita estar habilitada en facturación electrónica y, desde el primer pago sujeto a retención, ya es agente de retención. Un outsourcing contable para empresas nuevas pone todo eso en orden desde el inicio, sin montar un área contable propia.
En esta guía de contabilidad para startups en Colombia encontrará las obligaciones del primer año, cómo elegir entre el Régimen Simple y el ordinario, qué beneficios siguen vigentes, cuándo necesita revisor fiscal y cómo elegir proveedor. La información está actualizada al 18 de octubre de 2026.
¿Qué obligaciones tiene una empresa nueva en su primer año?
Toda sociedad comercial es comerciante y, como tal, debe matricularse en el registro mercantil, llevar contabilidad regular y conservar sus documentos (art. 19 del Código de Comercio). A eso se suman las obligaciones tributarias que se activan con la primera venta, el primer pago o el primer empleado. Esta es la lista básica para una SAS constituida en 2026:
| Obligación | Cuándo se activa | Qué tener en cuenta |
|---|---|---|
| RUT | Al constituir la sociedad | Las responsabilidades registradas (IVA, retención, Régimen Simple) definen qué debe declarar. |
| Matrícula mercantil | Al constituir la sociedad | Se renueva dentro de los tres primeros meses de cada año (art. 33 C.Co.). Para una sociedad de 2026, la primera vence el 31 de marzo de 2027. |
| Contabilidad | Desde el primer día | Obligatoria para todo comerciante (art. 19 C.Co.), con el marco NIIF que le corresponda por tamaño. |
| Facturación electrónica | Antes de la primera factura | Debe habilitarse ante la DIAN antes de vender; la fecha de inicio no se puede cambiar. |
| Nómina electrónica | Con el primer pago de nómina | Se transmite dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al pago. |
| Retención en la fuente | Con el primer pago sujeto a retención | Una persona jurídica es agente sin tope de ingresos (art. 368 ET). Se declara cada mes. |
| IVA | Con la primera venta gravada | Una SAS que vende bienes o servicios gravados es responsable. Tarifa general: 19 %. |
| Información exógena | En 2027, por el año 2026 | Obligatoria si practicó retenciones, sin importar sus ingresos. |
| Primera declaración de renta | Mayo de 2027 | Se declara el año gravable 2026 entre el 7.º y el 16.º día hábil de mayo, según el NIT. |
Facturación y nómina electrónica: antes de la primera operación
La habilitación como facturador electrónico "requiere ser realizada previo a la expedición" de la factura, según la Resolución Única DIAN 227 de 2025, y la fecha de inicio que registre no se puede modificar después. En la práctica, su empresa debe quedar habilitada antes de la primera venta. Están obligados, entre otros, los responsables de IVA y del impuesto al consumo, los comerciantes y los inscritos en el Régimen Simple.
Con la nómina pasa algo parecido: desde el primer pago a empleados, la nómina electrónica se transmite cada mes y es el soporte de costos y deducciones. El paso a paso está en nuestra guía de nómina electrónica para empresas.
Retención en la fuente desde el primer pago
Una empresa nueva no espera a crecer para retener: el art. 368 del Estatuto Tributario hace agentes de retención a las personas jurídicas, sin tope de ingresos. Si su SAS paga honorarios, servicios o arriendos por encima de las bases mínimas, debe retener, declarar en el formulario 350 y pagar cada mes. Las bases y tarifas vigentes están en la tabla de retención en la fuente 2026.
Un detalle que sorprende a las startups: si la empresa es responsable de IVA y contrata servicios gravados con un proveedor no residente, también es agente de retención de IVA y debe retener el 100 % del impuesto.
Primera renta e información exógena
La tarifa general de renta para sociedades es del 35 % (art. 240 ET), salvo cambios legislativos posteriores. Para la primera declaración, la DIAN aún no ha publicado el calendario 2027. Con la regla del Decreto 2229 de 2023, que fija los plazos en días hábiles, las fechas estimadas para personas jurídicas son del 12 al 25 de mayo de 2027 para la declaración y la primera cuota, y del 12 al 26 de julio de 2027 para la segunda cuota. Lo que se sabe del calendario está en calendario tributario 2027: qué se sabe.
La exógena es la obligación que más se olvida. La presentan todos los que practicaron retenciones en el año, sin importar sus ingresos, y las personas jurídicas con ingresos brutos superiores a 2.400 UVT; una SAS que retuvo en 2026 reporta en 2027. Por la regla permanente de la Resolución 227 de 2025, las personas jurídicas presentan entre el 9.º día hábil de mayo y el 9.º día hábil de junio; las fechas exactas de 2027 están por confirmar.
¿Régimen Simple o régimen ordinario para una empresa nueva?
El Régimen Simple de Tributación (SIMPLE) funciona con tarifas consolidadas y anticipos bimestrales, e integra el ICA del municipio como "ICA consolidado". Para una empresa nueva puede ser atractivo, pero no todas pueden entrar. Estas son las condiciones principales:
- Socios: pueden optar las personas jurídicas cuyos socios sean personas naturales residentes en Colombia (art. 905 ET).
- Tope de ingresos: ingresos brutos del año anterior inferiores a 100.000 UVT, es decir, $5.237.400.000 con la UVT 2026. En una empresa nueva, la inscripción queda condicionada a que los ingresos del año no superen ese tope. Se suman los ingresos de otras empresas del socio y de las que administra.
- Requisitos formales: RUT, firma electrónica y factura electrónica.
- Exclusiones relevantes para startups: filiales, subsidiarias, agencias y sucursales de sociedades nacionales o extranjeras; sociedades que son socias de otras sociedades; entidades financieras; factoring; asesoría financiera; empresas con ingresos pasivos de 20 % o más, y sociedades que resultan de una escisión en los últimos cinco años (art. 906 ET).
- Profesiones liberales: sí pueden inscribirse, con el mismo tope de 100.000 UVT, porque la Sentencia C-540 de 2023 tumbó la restricción de la Ley 2277 de 2022. Sus tarifas consolidadas van del 5,9 % al 14,5 % según los ingresos.
Ojo si su startup recibe inversión: un fondo, una sociedad holding o un socio extranjero no residente dejan a la empresa por fuera del SIMPLE, porque ya no todos sus socios son personas naturales residentes.
Sobre los plazos, la regla es esta. Una empresa nueva se puede inscribir en cualquier momento si marca la opción en la inscripción inicial del RUT. Si ya tiene RUT, para el año gravable 2027 debe inscribirse a más tardar el viernes 26 de febrero de 2027, último día hábil de febrero (art. 909 ET). Quien quiera volver al régimen ordinario puede hacerlo antes del último día hábil de enero del año gravable siguiente. Los anticipos bimestrales se pagan con el recibo electrónico SIMPLE, que discrimina los ingresos por municipio.
La decisión depende de su margen, de sus costos y de quiénes son sus socios. En Régimen Simple o régimen ordinario: cuál le conviene comparamos los dos con ejemplos.
¿Qué beneficios para emprendedores siguen vigentes en 2026?
Primero, lo que ya no existe. La progresividad de la Ley 1429 de 2010 no está disponible para empresas nuevas. La progresividad en renta (art. 4) fue derogada por el art. 376 de la Ley 1819 de 2016, y la progresividad en parafiscales (art. 5) y en matrícula mercantil (art. 7) solo rigió hasta el 31 de diciembre de 2014. Si alguien le promete esos descuentos, desconfíe.
Lo que sí sigue vigente está en la Ley 2069 de 2020:
| Beneficio (Ley 2069 de 2020) | A quién aplica | Qué significa |
|---|---|---|
| Tarifas INVIMA (art. 2) | Mipymes | Tarifa diferenciada para mipymes. Las microempresas quedan exentas del pago de registros INVIMA, salvo que sean subordinadas de una gran empresa o parte de un grupo empresarial. |
| Impuesto departamental de registro (art. 3) | Microempresas | Tarifas menores: entre 0,1 % y 0,2 % en la constitución o la prima, y entre 0,3 % y 0,6 % en otros actos con cuantía. Prohíbe sobretasas. |
| Negocio en marcha (art. 4) | Sociedades y sucursales de sociedad extranjera | Reemplaza la causal de disolución por pérdidas por el deber de vigilar el negocio en marcha. |
| Convocatoria de reuniones (art. 6) | Socios | Basta el 10 % del capital para la convocatoria; antes se exigía el 25 %. |
| Compras públicas (arts. 30 a 36) | Mipymes y emprendimientos de mujeres | Procesos de mínima cuantía, criterios diferenciales y factores de desempate a su favor. |
| Contabilidad simplificada (art. 8) | Microempresas | Faculta al Gobierno para autorizar contabilidad simplificada o de caja. |
Ninguno reduce la tarifa de renta: su valor está en trámites más baratos, contratación pública y reglas societarias más flexibles.
¿Necesita revisor fiscal una SAS nueva?
Por regla general, no en su arranque. Según el Concepto CTCP 385 de 2024, una SAS solo está obligada a tener revisor fiscal si alcanza los topes de la Ley 43 de 1990, si una ley especial lo exige o si sus estatutos lo prevén.
Los topes del art. 13 de la Ley 43 son activos brutos de 5.000 SMMLV o más, o ingresos brutos de 3.000 SMMLV o más, medidos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. La obligación de cada año depende solo de las cifras de ese cierre. El concepto no trata expresamente el caso de una SAS recién constituida, pero sin un cierre anterior no hay cifras para medir los topes; revise de todos modos sus estatutos, porque a veces exigen revisor fiscal sin importar el tamaño. Si la sociedad es anónima y no SAS, el Código de Comercio la obliga siempre.
Le explicamos cómo medir los topes en revisor fiscal en una SAS: topes 2026 y 2027.
¿Qué buscar en un proveedor de outsourcing contable para una startup?
Las empresas de outsourcing contable recomendadas para startups tienen algo en común: conocen las obligaciones de arranque y pueden crecer con la empresa. Antes de elegir, compare los tipos de proveedor:
| Tipo de proveedor | Ventaja | Limitación | Cuándo encaja |
|---|---|---|---|
| Contador independiente | Costo bajo y trato directo | Depende de una sola persona y de su disponibilidad | Operaciones muy pequeñas, sin nómina ni retenciones frecuentes |
| Contador interno | Dedicación exclusiva | Salario, prestaciones, software y actualización a cargo de la empresa | Empresas con alto volumen de transacciones |
| Solo software contable | Automatiza registros y facturación | Nadie interpreta la norma ni firma las declaraciones | Como herramienta, no como reemplazo del contador |
| Firma de outsourcing contable | Equipo con revisión, cobertura de impuestos, nómina y reportes | Exige enviar soportes a tiempo y pactar el alcance por escrito | Startups que facturan, contratan y quieren información para decidir |
Al hablar con cada proveedor, pregunte por estos puntos:
- Arranque incluido: si acompaña la habilitación de facturación y nómina electrónica, y la revisión del RUT.
- Revisión: quién prepara, quién revisa y quién firma cada declaración.
- Calendario: cómo le avisa de los vencimientos y qué pasa si usted envía tarde los soportes.
- Información para socios e inversionistas: estados financieros bajo NIIF, flujo de caja e informes mensuales que pueda mostrar en una ronda de inversión o a un banco.
- Escalabilidad: si el servicio crece con su volumen sin obligarlo a cambiar de proveedor ni de software.
- Contrato: entregables, fechas, responsabilidades y plan de empalme por escrito.
La guía completa está en cómo contratar un outsourcing contable.
Si su empresa está arrancando, en Marín Ríos Consultores revisamos su RUT, sus responsabilidades y su calendario antes de proponerle un alcance. Conozca nuestro servicio de outsourcing contable para empresas.
Errores frecuentes del primer año
- Facturar antes de estar habilitado en facturación electrónica, o registrar una fecha de inicio que luego no se puede cambiar.
- No retener desde el primer pago por creer que la retención es solo para empresas grandes.
- Suponer que la SAS es no responsable de IVA. Esa figura es solo para personas naturales.
- Elegir el SIMPLE sin revisar los socios, o recibir inversión de una sociedad y seguir en el SIMPLE.
- Pagar software o servicios al exterior sin revisar retenciones: la retención de IVA es del 100 % y el pago puede tener retención en renta.
- Olvidar la exógena del primer año, aunque los ingresos hayan sido bajos.
- Dejar pasar la renovación de la matrícula del 31 de marzo de 2027.
- Contar con la progresividad de la Ley 1429, que ya no está disponible.
¿Qué debe hacer su empresa?
- Revise el RUT y confirme que las responsabilidades registradas coinciden con lo que va a hacer la empresa.
- Habilítese en facturación electrónica antes de la primera venta, con una fecha de inicio realista.
- Defina el régimen: si cumple los requisitos del SIMPLE y le conviene, márquelo en la inscripción del RUT o inscríbase hasta el 26 de febrero de 2027.
- Prepare la nómina electrónica antes del primer pago a empleados.
- Configure las retenciones en su software desde el primer pago a proveedores.
- Agende los vencimientos de 2027: renovación de la matrícula, exógena y primera renta.
- Delegue lo que no quiere cargar: un outsourcing contable le permite dedicarse al producto y a las ventas.
En Marín Ríos Consultores trabajamos desde nuestra sede en Medellín, atendemos con visitas programadas a empresas de Pereira, Armenia y Manizales, y acompañamos de forma 100 % virtual a empresas de Bogotá y del resto de Colombia. Nuestros planes de outsourcing contable van desde 2 SMMLV al mes, que equivalen a $3.501.810 con el salario mínimo 2026 de $1.750.905, hoy sostenido por un decreto transitorio. Pida su cotización de outsourcing contable y le enviamos una propuesta por escrito según el tamaño de su operación.
