Hay una idea que se repite tanto entre empresarios que ya casi nadie la cuestiona: «si estoy en régimen simple, pago menos impuestos… ¿o no?».
A veces es cierto. Pero a veces es exactamente al revés, y si no toma la decisión correcta su empresa puede pasar dos o tres años pagando de más sin saberlo.
El problema es que esta no es una decisión que se tome por intuición ni por lo que le funcionó a un colega.
Depende de su estructura de costos, de su margen, de cuánto factura y hasta de en qué sociedades tiene participación.
En este artículo lo aterrizamos para que decida con los pies en la tierra. Le contamos qué es cada régimen, cómo se calcula realmente lo que paga en uno y en otro, y cómo saber, sin adivinar, cuál le conviene a su empresa.
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¿Qué es el Régimen Simple y qué es el Régimen Ordinario?
Piénselo así: son dos formas distintas de calcularle el impuesto a su negocio, no dos «categorías» de empresa.
El Régimen Ordinario es el sistema general: aplica a todas las personas naturales y jurídicas que no están cobijadas por el Régimen Simple ni clasificadas en el régimen especial.
Su característica central: le permite descontar los costos y gastos reales del negocio para calcular sobre cuánto paga impuesto. Si su empresa tiene gastos altos (nómina, arriendo, materia prima), esto puede jugar a su favor.
El Régimen Simple (RST) nació para simplificar, no para que usted pague menos por arte de magia.
Es un sistema opcional de la DIAN que unifica varios impuestos (renta, ICA y en algunos casos consumo) en un solo formulario, con tarifas según los ingresos del negocio, declaración anual y anticipos bimestrales electrónicos.
Régimen Simple vs Régimen Ordinario
Cada régimen conviene por razones distintas. Estas son las señales que inclinan la balanza hacia cada lado:
| Le inclina hacia el Régimen Simple | Le inclina hacia el Régimen Ordinario |
|---|---|
| Quiere la menor carga administrativa posible. | Sus costos y gastos operativos son altos. |
| Prefiere no practicar retenciones cada mes. | Sus ingresos podrían superar el tope en cualquier momento. |
| Prefiere una tarifa predecible, aunque sea fija. | Tiene varios negocios o participa en otras sociedades. |
Esta lectura es orientativa: el número exacto sale de calcular con sus cifras reales.
En una frase: el Simple le cobra una tarifa baja sobre todo lo que factura. El Ordinario le cobra una tarifa más alta, pero solo sobre lo que de verdad le queda después de restar sus costos.
¿Por qué la base gravable cambia tanto entre los dos?
Porque ahí está el verdadero corazón de la decisión, no en el número de la tarifa.
La diferencia central entre los dos regímenes es que el Ordinario permite deducir costos y gastos reales del negocio, mientras que el Simple aplica su tarifa sobre el total de ingresos brutos, sin posibilidad de deducir nada.
Por eso una tarifa «baja» del 5% en Simple puede terminar costándole más que una tarifa «alta» del 35% en Ordinario.
Si en Ordinario sus costos le bajan la base gravable a la mitad, ese 35% se aplica sobre un número mucho más pequeño.
La tarifa por sí sola no le dice nada; lo que importa es sobre qué se calcula.
¿Quiénes pueden estar en el Régimen Simple?
No cualquier negocio puede inscribirse, aunque quiera. Estos son los cinco requisitos:
- Tope de ingresos: en el año gravable anterior, los ingresos brutos deben haber sido inferiores a 100.000 UVT, unos $5.237.400.000 en 2026.
- Si ejerce una profesión liberal: el tope baja a 12.000 UVT al año. Aplica a consultorías, servicios profesionales y similares.
- Tipo de socios: si es persona jurídica, los socios o accionistas deben ser personas naturales residentes en Colombia.
- Estar al día: con las obligaciones tributarias nacionales, departamentales y municipales, y con seguridad social.
- Facturación electrónica: obligatoria desde la inscripción, con el sistema gratuito de la DIAN o con un proveedor autorizado.
¿No tiene claro si cumple? Revisamos su caso sin compromiso.
¿Cuándo se consolidan mis ingresos si tengo varias empresas?
Este es el detalle que casi nadie revisa y que sí le puede sacar del Simple sin que se dé cuenta.
Si usted, persona natural, participa en una o varias sociedades inscritas en el Régimen Simple, los límites máximos de ingresos brutos se revisan de forma consolidada y en proporción a su participación en esas empresas.
Y va más allá: si tiene una participación superior al 10% del capital en sociedades que no están en el Régimen Simple, esos ingresos también se consolidan en proporción a su participación.
En plata blanca: no se evalúa cada negocio suyo por separado. Se suman todos, en la proporción que le corresponde, para ver si sigue dentro del tope.
¿Quiere saber cuál régimen le conviene más a su empresa?
Si sus costos deducibles son altos, el Ordinario casi siempre gana, porque termina pagando una tarifa más alta sobre una base mucho más pequeña.
Si sus costos son bajos —servicios con poco gasto, por ejemplo— el Simple suele ganar, porque la tarifa baja se aplica sobre el ingreso completo, y ese ingreso completo se parece bastante a lo que sería su renta líquida de todas formas.
No hay una respuesta universal. Hay una respuesta para su negocio específico.
¿Qué régimen me conviene elegir si estoy empezando?
Si está constituyendo empresa ahora mismo, esta decisión se toma distinto a si ya tiene años operando, porque no tiene un histórico de ingresos para mirar hacia atrás.
Lo que sí puede mirar hacia adelante:
- Proyecte su estructura de costos antes que sus ingresos: Un negocio de servicios con poco gasto operativo (consultoría, asesoría, freelance escalado a sociedad) casi siempre sale mejor en Simple. Un negocio con inventario, nómina operativa o materia prima casi siempre sale mejor en Ordinario, porque ahí están sus deducciones.
- No se case con la decisión: Acogerse al RST no es obligatorio; quien se inscribe debe permanecer al menos el año gravable de la inscripción, pero en los años siguientes puede continuar en el Simple o volver al Ordinario de manera voluntaria.
- Revise el tope de IVA aparte: Esto se confunde mucho: el régimen de renta (Simple u Ordinario) y la responsabilidad de IVA son dos casillas distintas en su RUT. Debe empezar a cobrar IVA si sus ingresos brutos gravados superan 3.500 UVT, unos $183.309.000 en 2026, sin importar en qué régimen de renta esté.
Si todavía no tiene claro qué figura necesita además de definir el régimen —¿le hace falta solo un contador, o ya está obligado a tener revisor fiscal?— lo desglosamos en nuestra guía sobre contador, auditor o revisor fiscal.
¿Cuánto pagaría mi empresa en cada régimen?
La tarifa por sí sola no dice nada. Lo que decide es la base sobre la que se calcula, y esa depende de dos cosas: cuánto factura y qué proporción de esos ingresos son costos deducibles.
Para ubicarse, mire en qué franja de costos está su negocio:
- Costos bajos, menos del 20% de los ingresos: negocios de servicios con poco gasto operativo.
- Costos medios, entre el 20% y el 50%: comercio y consultoría con equipo.
- Costos altos, más del 50%: manufactura y construcción, con alto componente de materia prima o nómina.
La actividad económica también pesa, porque el RST aplica tarifas distintas por grupo:
- Comercial o venta directa al consumidor.
- Servicios técnicos o profesionales.
- Construcción o manufactura.
Para 2026 la UVT está en $52.374. El RST usa tarifas progresivas según el grupo de actividad y el rango de ingresos; el Ordinario se calcula sobre la renta líquida con una tarifa general del 35%. Ninguna estimación rápida reemplaza el cálculo formal con sus cifras reales.
¿Cuándo y cómo me puedo cambiar de régimen si ya elegí mal?
Sí se puede, pero con fecha límite, no cuando a usted le quede cómodo.
La fecha límite se cumple cada enero.
La ventana para cambiar de régimen se cierra alrededor de finales de enero. Ese es el plazo para informarle a la DIAN si quiere salir del Simple y volver al Ordinario para ese año gravable. Si no actúa dentro de esa ventana, queda atado al régimen en el que está hasta el siguiente ciclo.
Al revés también hay un control automático: si su empresa estuvo en el RST y sus ingresos superaron el tope, o dejó de cumplir algún requisito, debe informarlo a la DIAN y pasa automáticamente al régimen ordinario para el siguiente año gravable.
Por eso esto no es una decisión de «una vez y ya». Es un ejercicio que su contador debería revisar con usted cada cierre de año, antes de que la fecha límite lo tome por sorpresa.
¿Dónde y cómo doy el siguiente paso para definir mi régimen?
Si llegó hasta aquí preguntándose si su empresa está en el régimen correcto, esa duda ya vale la pena resolverla con números reales, no con la calculadora orientativa de arriba.
En Marín Ríos Consultores no le decimos «métase al Simple porque paga menos» sin mirar su caso. Le hacemos el ejercicio real:
- Comparamos su carga tributaria en los dos regímenes con sus cifras.
- Revisamos si su estructura societaria le permite estar en el Simple.
- Le decimos, con números, cuánto le está costando —o cuánto le ahorraría— el régimen en el que está hoy.
No siga pagando por intuición lo que se puede calcular. Agende una consultoría gratuita y revisamos juntos en qué régimen debería estar su empresa.