¿Debe su empresa emitir nómina electrónica en 2026? Guía práctica

Impuestos y normativa Por Juan David Marín Ríos Publicado el 31 de julio de 2026 Actualizado el 6 de agosto de 2026 2109 palabras

Hay una creencia peligrosa que ronda entre empresarios con pocos empleados:

«yo tengo dos trabajadores, la nómina electrónica no me aplica».

Y la reacción del contador, cuando el empresario le pregunta, muchas veces refuerza esa idea: «tranquilo, eso es para empresas grandes».

Ninguna de las dos cosas es cierta. Y en 2026, con la DIAN cruzando información automáticamente entre nómina electrónica, PILA y declaraciones de renta, esa confusión ya no es un descuido: es una bomba de tiempo que le puede costar deducciones, sanciones y auditorías.

En este artículo le explicamos, con los pies en la tierra, qué es la nómina electrónica, quiénes están obligados, en qué plazos y qué pasa realmente si no cumple.

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¿Qué es la nómina electrónica y por qué la DIAN la exige?

La nómina electrónica es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica (DSNE): un registro digital que su empresa debe enviar a la DIAN cada mes reportando lo que pagó por sueldos, prestaciones, comisiones, bonificaciones y deducciones.

Fue creada por la Resolución 000013 de 2021 y hace parte del ecosistema de facturación electrónica.

En pocas palabras: cada vez que su empresa paga una nómina, esa información debe llegar a la DIAN en formato XML, firmada digitalmente, dentro del plazo.

Sin ese reporte, para la DIAN esos pagos «no existen».

¿Por qué le importa esto a la DIAN? Porque le permite cruzar automáticamente tres cosas: lo que su empresa reporta en nómina electrónica, lo que paga en seguridad social (PILA), y los ingresos que sus empleados declaran en su renta personal.

Si esos tres números no cuadran, se enciende una alerta que puede terminar en un requerimiento.

En 2020 la DIAN dio ese paso con la facturación electrónica. Con la nómina electrónica está haciendo lo mismo con la relación laboral.

Y así como la factura de venta ya no puede ser un papel, el pago de nómina ya no puede ser un cheque, una transferencia y un Excel.

¿Quiénes están obligados a emitir nómina electrónica en 2026?

¿Mi empresa está obligada a emitir nómina electrónica?

Si responde que sí a estas tres preguntas, la obligación le aplica:

1. ¿Su empresa tiene al menos un empleado con contrato laboral, aprendiz SENA o pensionado a cargo?
2. ¿Ese empleado recibió algún pago durante el mes: salario, comisión, bonificación o prestación?
3. ¿Deduce esos pagos como costo o gasto en la declaración de renta de su empresa?

¿Le quedó alguna duda o cree que su empresa está en falta? Revisemos su caso.

La regla actual en Colombia es sin ambigüedades: si tiene al menos un empleado en nómina, está obligado.

No importa si es una persona natural, una S.A.S., una S.A. o una fundación. No importa si tiene un empleado o quinientos. No importa el tamaño de la empresa ni sus ingresos.

Hay tres perfiles que suelen creer erróneamente que no les aplica:

• Microempresas con un solo empleado: «Solo tengo una persona en nómina, esto no es para mí». Falso. Si esa persona está por contrato laboral y usted quiere deducir ese salario en su declaración de renta, tiene que emitir DSNE.
• Personas naturales con empleados: «Yo no soy empresa, soy persona natural». No importa. La obligación aplica a personas jurídicas y naturales por igual.
• Empresas que solo tienen prestadores de servicios: Este es el único caso en el que puede haber una excepción real. Si su empresa no tiene contratos laborales sino solo contratos de prestación de servicios (cuenta de cobro con facturación), no tiene obligación de emitir nómina electrónica sobre esos pagos, porque no hay relación laboral. Pero eso no lo exime de otras obligaciones tributarias sobre esos pagos.

Un dato de 2025 que muchos aún no han asimilado: la Ley 2466 de 2025, la reforma laboral, reclasificó los contratos de aprendizaje SENA como relación laboral.

Eso significa que desde entonces los pagos a aprendices sí deben reportarse en nómina electrónica. Si su empresa tiene aprendices y no los está incluyendo en el DSNE, tiene un problema que resolver.

¿Cuáles son los plazos para transmitir la nómina electrónica?

Calendario de nómina electrónica 2026

Aquí hay una confusión frecuente que le puede costar la deducción de sus salarios: la Resolución 000013 dice «primeros 10 días del mes siguiente», sin especificar si son calendario o hábiles.

En la práctica, la DIAN cuenta días hábiles, y así lo operan los proveedores tecnológicos autorizados.

En pocas palabras: si pagó la nómina de enero, tiene hasta el décimo día hábil de febrero para transmitirla.

Los sábados, domingos y festivos no cuentan. La fecha límite real suele caer entre el 13 y el 18 del mes siguiente.

Tres reglas que casi nadie tiene claras:

• El plazo es el mismo para todos: A diferencia de otras obligaciones tributarias, la nómina electrónica no depende del último dígito del NIT. Todas las empresas del país tienen la misma fecha límite cada mes.
• El documento se envía después del pago: Primero paga la nómina, después transmite el DSNE. No se puede reportar por adelantado.
• Las notas de ajuste tienen el mismo plazo: Si detecta un error en una nómina ya transmitida, tiene hasta el día 10 hábil del mes siguiente al período que corrige para enviar la nota de ajuste.

¿Su empresa está cumpliendo bien con la nómina electrónica?

Los errores más comunes no se ven hasta que llega el requerimiento. Estos son los siete puntos que su empresa debería estar cumpliendo:

• Estar habilitados en el portal DIAN: el representante legal completó el registro para nómina electrónica en el portal de facturación.
• Emitir DSNE todos los meses sin excepción: cada mes con pagos de nómina se transmite el documento, así sea la nómina de un solo empleado.
• Cumplir el plazo de 10 días hábiles: la transmisión ocurre siempre dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago.
• Reportar a los aprendices SENA: desde junio de 2025 tienen naturaleza laboral y sus pagos deben ir en la nómina electrónica.
• Conciliar los valores con la PILA: lo reportado a la DIAN debe cuadrar con los pagos de seguridad social, sin diferencias que disparen alertas.
• Emitir notas de ajuste al corregir: si se corrige una liquidación en el software de nómina, la nota de ajuste se envía a la DIAN, no solo internamente.
• Tener respaldo de un equipo, no de una sola persona: si el contador se enferma o renuncia, alguien más continúa con los reportes sin que se caiga la operación.

Si al repasar la lista queda con dudas, revisemos su caso antes de que llegue un requerimiento.

¿Qué sanciones aplica la DIAN si no cumple?

Aquí viene la parte incómoda, porque el escenario real es más grave que la sanción formal.

Lo que dice la norma: el Concepto DIAN 11042 de 2024 aclaró que no existe hoy una sanción específica por enviar la nómina electrónica fuera de plazo.

La Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario e indicó que la no transmisión del DSNE debería sancionarse bajo el artículo 651: multas del 1% del valor no informado, o del 0,5% si se reporta de forma extemporánea, con un tope de 7.500 UVT (unos $393 millones en 2026).

Lo que realmente le puede pasar —y esto es lo que casi ningún artículo explica bien— es otra cosa:

• Pérdida de la deducción de los salarios en renta: Este es el golpe fuerte. Si la DIAN detecta que sus salarios y prestaciones no fueron reportados en DSNE, puede rechazar esas partidas como costo o gasto deducible en su declaración de renta. Es decir, usted pagó los salarios en la vida real, pero tributariamente es como si no los hubiera pagado. Su base gravable sube y termina pagando más impuesto de renta del que le correspondía.
• Cruces automáticos con PILA que disparan auditorías: La DIAN cruza automáticamente lo reportado en nómina electrónica contra lo pagado en seguridad social. Si hay inconsistencias, se enciende una alerta que puede derivar en un requerimiento formal, con todo el desgaste de tiempo y honorarios que eso implica.
• Fiscalización por parte de la UGPP: La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales también recibe los datos y puede iniciar procesos por su cuenta.

Estamos hablando de sanciones que en el papel se ven pequeñas pero que, sumadas a la pérdida de deducción y a los costos de una auditoría, pueden costarle a una empresa mediana varias veces más de lo que le hubiera costado tener el proceso en orden desde el principio.

¿Cómo empezar si su empresa aún no factura nómina electrónica?

Si su empresa está en falta, el camino no es esperar a ver qué pasa. Es habilitarse ya. Estos son los pasos concretos:

1. Habilitarse en el portal DIAN: El representante legal debe entrar al portal, actualizar el RUT si es necesario, y realizar el registro para nómina electrónica. Esto se hace desde la sección de facturación electrónica.
2. Elegir cómo va a emitir: Tiene dos opciones. La primera es usar el servicio gratuito de la DIAN, pensado para empresas con muy pocos empleados. Es funcional pero requiere ingresar cada dato manualmente. La segunda es contratar un proveedor tecnológico autorizado que integre la generación del DSNE con su software de nómina existente. Para más de 5 empleados, el proveedor casi siempre sale más económico que la carga operativa del método manual.
3. Realizar el ambiente de pruebas: Antes de emitir en producción, debe pasar por un ciclo de pruebas con la DIAN, generando documentos de prueba con los rechazos esperados y aceptados. Este paso lo hace su proveedor tecnológico o su contador.
4. Emitir el primer DSNE dentro del plazo: Una vez habilitado, debe transmitir la primera nómina dentro del plazo del mes siguiente al pago. Si es empleador nuevo, tiene dos meses desde el inicio de sus pagos para habilitarse.
5. Corregir el pasado: Este paso es el que casi nadie hace y el más importante para proteger sus deducciones. Si ya pagó nóminas en meses anteriores y no las reportó, hay que emitir notas de ajuste retroactivas antes de presentar la declaración de renta. Es preferible reportar tarde a no reportar.

¿Por qué su contador puede estar cometiendo errores sin que usted lo sepa?

Esta es la conversación incómoda que pocos empresarios tienen con su contador.

La nómina electrónica exige un nivel de precisión operativa que muchos contadores independientes o pequeñas oficinas contables simplemente no están dando.

Los errores más comunes que vemos en Marín Ríos Consultores cuando revisamos empresas nuevas:

• No están reportando aprendices SENA: Desde junio de 2025 los aprendices son relación laboral y deben ir en DSNE. Muchos contadores no actualizaron sus procesos.
• Reportan sin conciliar con PILA: Envían el DSNE con unos valores, pagan seguridad social con otros. Cuando la DIAN cruza, aparece la inconsistencia.
• No emiten notas de ajuste cuando corrigen liquidaciones: Corrigen internamente en el software de nómina pero nunca envían la nota de ajuste a la DIAN. El DSNE original queda con datos que no reflejan la realidad.
• Envían fuera de plazo por descuido: Y el empresario se entera solo cuando llega el requerimiento.

Si su empresa lleva la contabilidad con una sola persona que hace todo —nómina, impuestos, cierre, DSNE, exógena— el margen de error es alto. No por mala fe, sino por carga operativa.

Ese es exactamente el problema que resuelve un outsourcing contable con equipo detrás: alguien lleva la operación, alguien la revisa, y hay procesos que se cumplen sin depender de la memoria de una persona.

Si quiere calcular cuánto le costaría tercerizar todo el back office contable de su empresa, incluyendo nómina electrónica y los reportes a la DIAN, revise nuestra guía sobre cuánto cuesta un outsourcing contable en Colombia.

¿Dónde y cómo dar el siguiente paso?

Si llegó hasta aquí y no está seguro de que su empresa esté cumpliendo bien con la nómina electrónica, o si sospecha que hay meses sin reportar o inconsistencias con la PILA, esa duda vale más resolverla antes de que llegue un requerimiento que después.

En Marín Ríos Consultores revisamos el estado real de su nómina electrónica: si está al día, si hay meses pendientes, si los valores cuadran con PILA, y si los aprendices están correctamente reportados. Y le decimos con números qué hay que corregir, qué se puede recuperar y qué proceso queda en pie para adelante.

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