Si diriges una empresa, la retención en la fuente es uno de los conceptos tributarios que más debes tener presente: es el mecanismo que usa el Estado para asegurarse de que los impuestos se paguen de forma anticipada, descontando directamente un porcentaje en el momento en que le pagas a un proveedor, colaborador o cualquier tercero que te preste un servicio.
¿Qué es la retención en la fuente?
La retención en la fuente NO es un impuesto adicional: se trata de un anticipo del impuesto anual. Funciona como un mecanismo para que el Estado reciba pagos graduales a lo largo del año.
Tu empresa cumple aquí dos roles: agente retenedor cuando compra, y sujeto pasivo cuando vende.
¿Cuáles son las operaciones alcanzadas por la retención?
Como empresario, debes saber que prácticamente todas las operaciones que realizas pueden estar sujetas a retención en la fuente: compras de bienes, contratación de servicios, arrendamientos, honorarios y comisiones, entre otras.
Ojo, empresario: desde junio de 2025 muchos umbrales se redujeron. En servicios, por ejemplo, ahora hay que retener desde pagos iguales o superiores a 2 UVT ($100.000); antes el mínimo era de 4 UVT.
Esto implica que hasta operaciones pequeñas quedarán sujetas a retención.
Aplicación y tarifas 2025
El Decreto 0572 de 2025, vigente desde el 1 de junio, modificó tanto tarifas como umbrales.
Como gerente o dueño de negocio, debes reflejar estos cambios en tu contabilidad y en tu tesorería para evitar errores:
- Servicios: retención desde 2 UVT con tarifas de 4% a 11%.
- Compras de bienes agropecuarios: retención del 1,5% desde 70 UVT.
- Compra de inmuebles para vivienda: retención del 1% sobre las primeras 10.000 UVT y del 2,5% sobre el excedente.
- Autorretención: empresas autorretenedoras ahora aplican tarifas desde 1,2% hasta 4,5% sobre sus propios ingresos, dependiendo del sector.
Por ejemplo: si tu empresa paga una factura de servicios por $1.200.000 —unas 24 UVT— debe practicar retención. Antes, muchas facturas pequeñas quedaban por debajo del umbral.
El texto completo del Decreto 0572 de 2025 está publicado en el portal normativo de la DIAN.
¿Cómo afecta la retención en la renta a las empresas?
La retención en la fuente es uno de los factores que más afecta las finanzas de tu empresa, porque significa adelantar dinero al Estado que podrías destinar a capital de trabajo, inversiones o pagos operativos.
Con las nuevas tarifas y umbrales más bajos que entraron en vigor en junio de 2025, ahora debes hacer retención en muchas más transacciones, incluso en pagos menores que antes no la requerían.
Esto impacta directamente el flujo de caja: al retener y consignar un porcentaje de cada operación, la empresa ve más dinero inmovilizado como anticipo del impuesto de renta. Aunque esos anticipos se descuentan al declarar el impuesto anual, mientras tanto le restan capacidad de maniobra financiera.
¿Y si tu empresa es autorretenedora?
En ese caso es la empresa misma la que debe aplicarse las tarifas de autorretención sobre sus ingresos mensuales, lo que genera pagos anticipados al Estado y reduce la liquidez disponible.
Lo que no puedes olvidar
Tu deber es garantizar que cada retención se calcule correctamente, se declare y se pague dentro de los plazos establecidos, para no acumular sanciones e intereses con la DIAN.
Todo esto exige una gestión contable y financiera mucho más precisa: tu equipo debe actualizar los sistemas, monitorear los saldos a favor y prever estos anticipos en la planeación mensual. De lo contrario, la estabilidad financiera de la empresa se resiente.
Y si quieres una asesoría gratuita para aclarar cualquier duda sobre la retención, en Marín Ríos Consultores estaremos encantados de ayudarte.
Plazos y obligaciones clave
Si tienes dudas sobre los plazos que debes cumplir, revisa las fechas más importantes del calendario tributario.
¿Qué tiene que ver la retención en la fuente con la reforma tributaria?
La retención en la fuente y la reforma tributaria están estrechamente conectadas: la Ley 2277 de 2022 transformó la forma en que las empresas deben manejar la retención. Ajustó la tributación corporativa, con efectos directos sobre la retención de dividendos, y estableció un piso para el impuesto de renta empresarial.
¿Tu empresa retiene correctamente?
Lo que cambió con la reforma tributaria
- Aumento de las tarifas de retención sobre dividendos: si tu empresa reparte utilidades, deberá retener hasta un 35%, sobre todo cuando paga a accionistas no residentes o a sociedades extranjeras. Eso obliga a planear mejor la distribución de utilidades, porque la retención se vuelve un costo mayor para socios e inversionistas.
- Tasa de Tributación Depurada (TTD) mínima del 15%: si con deducciones o beneficios el impuesto baja de ese porcentaje, hay que calcular un «impuesto a adicionar» para llegar al mínimo. Estrategias fiscales que antes funcionaban pueden quedar sin efecto.
- Eliminación de incentivos y reducción de descuentos: la Ley 2277 eliminó beneficios como el régimen de megainversiones y limitó descuentos como el del ICA. Eso amplía la base de cálculo y eleva el monto retenido en varias operaciones.
- Nuevas obligaciones frente a proveedores informales: si compras bienes o servicios a personas naturales o a proveedores que no emiten factura electrónica y el pago supera ciertos montos, también debes aplicar retención. Implica ajustar los procesos de compra, pago y contabilidad.
Si quieres el panorama completo, lo analizamos en cómo afecta la reforma tributaria a las empresas, donde explicamos de forma práctica cómo estos cambios impactan tu operación, tus obligaciones fiscales y tus decisiones financieras.
Certificados de retención y plazos de pago
Certificados de retención: ¿cuándo y dónde?
Como empresario agente retenedor, debes entregar a cada proveedor o empleado los certificados de retención antes del 31 de marzo del año siguiente a aquel en que se practicó la retención.
Estos certificados son el soporte legal para que un proveedor o colaborador descuente la retención en su declaración de renta.
Para los certificados de situación tributaria, los proveedores o la propia empresa pueden solicitarlos directamente a la DIAN en dian.gov.co.
Para ello, se deben adjuntar documentos como cédula del representante legal y el certificado de Cámara de Comercio.
Qué pasa si declaras y no pagas
Si presentas la declaración de retención y no pagas el total, la DIAN considera que no hiciste nada. Así de claro.
En otras palabras, aunque envíes el formulario, si no pagas dentro del plazo, la declaración no vale y la obligación sigue viva: acumulas intereses y quedas expuesto a sanciones.
Un dato clave si tienes empresa: las facilidades de pago que ofrece la DIAN solo aplican antes de declarar.
Una vez declaras sin pagar, la ineficacia es automática.
Sabemos que el sistema tributario puede ser un dolor de cabeza, sobre todo cuando cambia y cambia.
Por eso, si después de leer esto sientes que podrías estar dejando pasar algo importante —o simplemente quieres validar que todo esté en orden— en Marín Ríos Consultores abrimos un espacio para ayudarte.
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