Hay una escena que se repite en muchas empresas medianas de Colombia. El revisor fiscal aparece en febrero, revisa a las carreras, encuentra cosas que ya no da tiempo de corregir, y el gerente se entera de los problemas el día de la asamblea, delante de los socios.
Lo curioso es que ese mismo revisor fiscal estuvo recibiendo honorarios durante todo el año.
El cierre contable es el momento en que más debería notarse el trabajo de su revisor fiscal. No solo para firmar, sino para ayudarle a llegar a diciembre sin sorpresas. Y muchas veces no pasa, sencillamente porque nadie se lo exige.
En este artículo le contamos qué tiene derecho a pedirle a su revisor fiscal antes y durante el cierre, cuándo pedírselo y cómo hacerlo sin dañar la relación. Al final encontrará dos herramientas: una para calcular las fechas clave hasta su asamblea y otra para medir si su revisor fiscal le está cumpliendo.
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¿Por qué el cierre es el momento clave de la revisoría fiscal?
Durante el año, el revisor fiscal puede pasar casi desapercibido. Pero todo lo que su empresa hace entre noviembre y marzo depende, de una u otra forma, de su trabajo:
- Los estados financieros del año salen con su dictamen. Sin ese dictamen, los socios no tienen cómo aprobarlos con tranquilidad.
- La declaración de renta, si su empresa está obligada a tener revisor fiscal, debe llevar su firma.
- La asamblea ordinaria recibe su informe y, con base en él, decide si aprueba las cuentas del año.
- El banco, cuando usted pide un crédito o renueva un cupo, mira los estados financieros dictaminados y lo que dice el revisor sobre ellos.
Es decir: un cierre bien acompañado por el revisor fiscal le facilita la renta, la asamblea y el crédito. Un cierre en el que el revisor llega tarde le complica las tres cosas al mismo tiempo.
Si su empresa tiene revisor fiscal porque la ley la obliga, o si lo tiene por decisión propia, la lógica es la misma: usted le está pagando para que le dé seguridad sobre sus números, y el cierre es cuando más la necesita. Si no tiene claro si su empresa está obligada, revise nuestra guía de empresas que deben tener revisor fiscal.
El revisor fiscal no es solo una firma
Muchos gerentes ven al revisor fiscal como un requisito: alguien que hay que tener porque la ley lo pide, y que firma los estados financieros una vez al año.
Pero la ley le da funciones mucho más amplias. El artículo 207 del Código de Comercio le pide, entre otras cosas:
- Verificar que las operaciones de la empresa se ajusten a los estatutos y a las decisiones de la asamblea y de la junta directiva.
- Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea, a la junta o al gerente, de las irregularidades que encuentre.
- Velar por que la contabilidad se lleve como debe ser y por que las actas y los soportes se conserven.
- Inspeccionar los bienes de la empresa y procurar que se tomen medidas para conservarlos.
- Impartir las instrucciones y solicitar los informes necesarios para establecer un control permanente sobre los recursos de la empresa.
- Autorizar con su firma los estados financieros, con su dictamen o informe.
Fíjese en dos palabras: oportuna y por escrito. Un hallazgo que le llega en marzo, cuando el año ya se cerró, no le sirve de mucho. Y uno que solo le dijeron de pasada en una visita, tampoco. Un revisor fiscal que hace bien su trabajo le avisa por escrito mientras todavía hay tiempo de corregir.
Si quiere el detalle de cada función, lo explicamos en nuestra guía sobre las funciones del revisor fiscal en Colombia.
Siete cosas que debe exigirle a su revisor fiscal en el cierre
Ninguna de estas peticiones es un favor. Todas se desprenden de las funciones que la ley le asigna al revisor fiscal o de lo que, en la práctica, hace cualquier revisoría fiscal bien llevada.
1. Un plan de trabajo con fechas
Antes de que termine octubre, su revisor fiscal debería poder decirle qué va a revisar en el cierre, cuándo va a estar en la empresa y qué información necesita de su equipo.
Sin ese plan, el cierre se convierte en una lista de solicitudes que llegan de a poco, en enero, cuando su contadora ya está ocupada con la nómina de fin de año, los ajustes y las declaraciones. Cada solicitud tardía es un día menos para corregir lo que el revisor encuentre.
Qué pedirle: un cronograma escrito, aunque sea de una página, con las visitas, las fechas de entrega de información y la fecha en que tendrá listo el borrador del dictamen.
Señal de alerta: si le pregunta por el plan y la respuesta es «eso lo vamos viendo», el cierre va a ser improvisado.
2. Los hallazgos por escrito y a tiempo
Si el revisor fiscal encontró en agosto que la cartera tiene saldos viejos que nadie va a pagar, o que un impuesto se liquidó mal, usted debería saberlo en agosto. No en el informe a la asamblea.
Los hallazgos que se comunican a tiempo se corrigen. Los que se comunican tarde terminan en el dictamen, a la vista de los socios y del banco.
Qué pedirle: que cada hallazgo importante le llegue por escrito a medida que aparece, con tres cosas: qué encontró, qué riesgo tiene para la empresa y qué recomienda hacer.
Señal de alerta: si en todo el año no ha recibido una sola comunicación escrita de su revisor fiscal, o no encontró nada (cosa rara), o no le está contando.
3. Una reunión de riesgos antes de diciembre
Cada empresa tiene sus puntos débiles: una cartera que no se cobra, un inventario que no cuadra, una provisión que nadie ha calculado, una diferencia entre lo declarado y lo contabilizado, un préstamo de un socio sin documentar.
Su revisor fiscal conoce su empresa. Debería sentarse con usted y con su contadora, idealmente en noviembre, para decirle dónde ve los riesgos de este cierre y qué conviene resolver antes del 31 de diciembre.
Qué pedirle: una reunión de riesgos del cierre, con un acta o un correo que resuma los temas que va a revisar con más cuidado y lo que se acordó corregir.
Esa reunión es la mejor inversión de tiempo del último trimestre: una hora en noviembre le puede ahorrar semanas de ajustes en enero.
4. Recomendaciones, no solo señalamientos
«Esto está mal» ayuda poco. «Esto está mal, y así se evita que vuelva a pasar» ayuda mucho más.
La ley le encarga al revisor fiscal impartir las instrucciones necesarias para mantener un control permanente sobre los recursos de la empresa. En la práctica, eso significa que de su trabajo deberían salir mejoras concretas: quién aprueba los pagos, cómo se controla el inventario, cómo se concilian los bancos, quién puede crear proveedores nuevos en el sistema.
Qué pedirle: que cada observación venga con una recomendación que su equipo pueda aplicar, y que en la siguiente visita revise si se aplicó.
Señal de alerta: las mismas observaciones año tras año, sin que nadie haga seguimiento. Eso quiere decir que el informe se archiva y no se usa.
5. Que esté presente en el conteo de inventario y en el arqueo
Si su empresa maneja inventarios, caja o activos importantes, el conteo físico de fin de año es uno de los momentos clave del cierre. Es ahí donde aparecen los faltantes, la mercancía dañada o vencida y los activos que figuran en libros pero que ya no existen.
La ley le pide al revisor fiscal inspeccionar los bienes de la empresa, y es difícil hacerlo desde lejos, con un listado en Excel que le mandaron por correo.
Qué pedirle: que asista al conteo físico (él o alguien de su equipo), que observe cómo se hace y que le entregue por escrito lo que vio: diferencias, debilidades del procedimiento y ajustes sugeridos.
Si su contabilidad todavía no está lista para un conteo serio, empiece por aquí: le contamos qué revisar antes del cierre para no llegar con huecos.
6. Que revise la declaración de renta con tiempo
Si su empresa está obligada a tener revisor fiscal, la declaración de renta debe llevar su firma. Esa firma no debería ser un trámite del último día.
El revisor fiscal necesita tiempo para confrontar la declaración con la contabilidad, revisar las partidas conciliatorias entre lo contable y lo fiscal, y pedir correcciones si hace falta. Si recibe la declaración el mismo día en que vence, solo le quedan dos opciones: firmar sin revisar a fondo o no firmar. Ninguna de las dos le conviene.
Qué pedirle: que revise la declaración con margen suficiente antes del vencimiento, y que le diga por escrito si encontró algo que le impida firmar.
Y recuerde que esa firma tiene consecuencias también para usted. Le explicamos por qué en el artículo sobre la responsabilidad del representante legal cuando falla el revisor fiscal.
7. El borrador del dictamen antes de la asamblea
La asamblea ordinaria debe reunirse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio (artículo 422 del Código de Comercio), es decir, a más tardar en marzo. Y los estados financieros, junto con los informes, deben quedar a disposición de los socios durante los quince días hábiles anteriores a la reunión (artículo 447).
Eso quiere decir que el dictamen debería estar listo a comienzos de marzo, no la noche anterior a la asamblea.
Qué pedirle: el borrador del dictamen y del informe a la asamblea con anticipación, para que usted lo lea primero, aclare lo que haya que aclarar y nada lo sorprenda delante de los socios.
Ojo: pedir el borrador no es pedir que lo cambie a su gusto. El revisor fiscal es independiente y su opinión es suya. Lo que usted busca es conocerla a tiempo y, si hay algo corregible, corregirlo antes de que quede en firme.
Lo que su revisor fiscal necesita de usted
Esto funciona en las dos direcciones. Un revisor fiscal no puede avisarle a tiempo si la información le llega tarde. Para que pueda cumplir con todo lo anterior, su empresa debe:
- Entregar la información en las fechas acordadas. Si el plan de trabajo dice que la cartera conciliada se entrega el 15 de enero, se entrega el 15 de enero.
- Darle acceso sin trabas a la contabilidad, las actas, los contratos, los extractos y los soportes.
- Llegar al cierre con lo básico resuelto: bancos conciliados, cartera depurada, nómina cuadrada con la seguridad social.
- Responder sus observaciones por escrito, diciendo qué se va a corregir, quién lo hace y para cuándo.
- Avisarle de los hechos importantes apenas ocurran: un préstamo grande, la venta de un activo, una demanda, un requerimiento de la DIAN.
Si su contabilidad llega al cierre con huecos, ningún revisor fiscal va a hacer milagros. Por eso la revisoría fiscal y la contabilidad tienen que trabajar coordinadas, cada una en su rol. Le contamos en detalle cómo hacer un cierre contable ordenado.
Calendario: qué pedirle a su revisor fiscal mes a mes
Este es un calendario de referencia para una empresa con cierre al 31 de diciembre y asamblea en marzo. Ajústelo a las fechas de su empresa:
- Octubre: el plan de trabajo del cierre y los hallazgos que tenga hasta la fecha.
- Noviembre: la reunión de riesgos del cierre y el acuerdo de qué se corrige antes del 31 de diciembre.
- Diciembre: su presencia en el conteo físico de inventario y en el arqueo de caja.
- Enero: la revisión de los ajustes de cierre y de las cifras definitivas del año.
- Febrero: el borrador del dictamen y del informe a la asamblea.
- Marzo: el dictamen definitivo a disposición de los socios antes de la asamblea, y la revisión de la declaración de renta antes de su vencimiento.
La fecha que manda es la de la asamblea. A partir de ella se calcula todo hacia atrás. Use esta calculadora para ver sus fechas límite:
Calculadora
¿Para cuándo debe tener listo el dictamen?
Ponga la fecha en que piensa hacer la asamblea ordinaria. Le calculamos hacia atrás las fechas clave.
Para una asamblea el miércoles 31 de marzo, los estados financieros y el dictamen tienen que estar listos a más tardar el jueves 4 de marzo.
Cálculo orientativo: cuenta días hábiles de lunes a viernes sin festivos, sin contar el día de la convocatoria ni el de la reunión. Si sus estatutos exigen más anticipación, mande la de sus estatutos.
Las fechas sugeridas para el borrador y para los ajustes son una recomendación nuestra, no un plazo legal: le dan a usted y a su contadora margen para corregir lo que salga en la revisión. La única fecha que no se negocia es la de los quince días hábiles.
¿Su revisor fiscal le está cumpliendo?
Haga el ejercicio con honestidad. Marque lo que hoy recibe de su revisor fiscal; lo que quede sin marcar es lo que tiene que empezar a exigirle este mismo trimestre.
Checklist
¿Su revisor fiscal le está cumpliendo?
Marque lo que ya recibe de su revisor fiscal. Lo que quede sin marcar es lo que tiene que empezar a exigirle.
Marque lo que hoy recibe de su revisor fiscal para ver qué tanto le está cumpliendo.
Cómo exigirle sin dañar la relación
A muchos gerentes les incomoda pedirle cosas al revisor fiscal. Sienten que es «el que los vigila» y que exigirle puede parecer desconfianza. No lo es. Algunas recomendaciones para hacerlo bien:
- Póngalo por escrito desde el comienzo. El momento ideal para acordar entregables, visitas y fechas es la propuesta o el contrato de la revisoría. Si ya está contratado, una reunión de arranque del cierre sirve igual.
- Pida, no ordene. El revisor fiscal responde ante la asamblea, no ante la gerencia. Usted no le da instrucciones sobre su opinión, pero sí puede y debe pedirle información y oportunidad.
- No le pida que haga la contabilidad. El Código de Comercio le impide desempeñar cualquier otro cargo en la misma sociedad. Si le pide que le prepare los impuestos o le cuadre las cuentas, está comprometiendo su independencia y, de paso, la validez de su trabajo.
- Involucre a la junta o a los socios. Si el revisor no responde, la asamblea es quien lo nombra y quien puede pedirle cuentas. Llevar el tema a la junta no es una pelea: es el canal correcto.
¿Y si su revisor fiscal no le entrega nada de esto?
Pasa más de lo que parece: revisores fiscales que aparecen una vez al año, que firman sin revisar a fondo o que nunca dejan una recomendación por escrito. Es una revisoría fiscal que cuesta, pero que no protege.
Si es su caso, vale la pena preguntarse si su revisoría fiscal le está sumando o solo le está costando. Y tenga en cuenta el calendario: la asamblea ordinaria de marzo, la misma que aprueba los estados financieros, es el momento natural para evaluar al revisor fiscal y, si hace falta, nombrar uno nuevo. Le explicamos cuándo y cómo cambiar de revisor fiscal.
En Marín Ríos Consultores hacemos la revisoría fiscal como un acompañamiento durante todo el año, no como una firma de marzo. ¿Quiere saber cómo sería en su empresa? Escríbanos y reciba una asesoría gratuita.