Usted le paga honorarios a su revisor fiscal todos los meses. Y, si es honesto, lo único que ve de su trabajo es una firma en marzo y un informe a la asamblea que nadie lee con calma.
Si esa escena le suena, no es el único. Muchas empresas medianas tienen una revisoría fiscal que cumple con el requisito legal, pero que no les aporta nada: ni les avisa a tiempo de los problemas, ni les ayuda a mejorar sus controles, ni les da tranquilidad frente a la DIAN o el banco.
La buena noticia es que el revisor fiscal se puede cambiar. La ley lo permite, el proceso es sencillo y el momento para prepararlo es justo ahora, antes de la asamblea de marzo.
En este artículo le explicamos cómo reconocer que su revisor fiscal no le está sirviendo, qué hacer antes de cambiarlo, cuándo conviene hacerlo y el paso a paso para que el cambio no le genere problemas.
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¿Para qué debería servirle un revisor fiscal?
Antes de decidir si su revisor fiscal le está fallando, conviene tener claro qué debería recibir de él. La ley (artículo 207 del Código de Comercio) le encarga, entre otras cosas, verificar que las operaciones se ajusten a los estatutos y a las decisiones de la asamblea, informar por escrito y a tiempo las irregularidades que encuentre, inspeccionar los bienes de la empresa, dar instrucciones para mantener el control sobre los recursos y dictaminar los estados financieros.
En la práctica, una revisoría fiscal que funciona se nota durante todo el año: hay un plan de trabajo, hay visitas, hay hallazgos por escrito con recomendaciones, y el dictamen no sorprende a nadie porque los problemas se fueron corrigiendo sobre la marcha.
Lo explicamos con detalle en el artículo sobre lo que todo gerente debería exigirle a su revisor fiscal en el cierre. Si al leerlo siente que casi nada de eso le llega, siga leyendo.
Señales de que su revisor fiscal no le está sirviendo
Ninguna de estas señales, por sí sola, significa que haya que cambiarlo. Pero si reconoce varias, hay un patrón.
Solo aparece cuando hay que firmar
Si su revisor fiscal solo se hace presente en marzo para el dictamen y cuando vence una declaración, no está haciendo revisoría fiscal: está vendiendo firmas. La revisión se hace durante el año, no el día de la firma.
Nunca le deja nada por escrito
La ley le pide informar por escrito las irregularidades que encuentre. Si en todo un año no ha recibido un solo informe, carta o correo con hallazgos, una de dos: o no está revisando, o no le está contando lo que ve. Ninguna de las dos le conviene.
Las mismas observaciones, año tras año
Si el informe a la asamblea repite las mismas observaciones cada año y nadie hace seguimiento, el trabajo del revisor se está archivando en vez de usarse. Un buen revisor fiscal revisa en cada visita si se aplicaron sus recomendaciones anteriores y lo deja por escrito.
Firma sin hacer preguntas
Un revisor fiscal que firma la declaración de renta o los estados financieros sin pedir soportes, sin preguntar por las partidas raras y sin revisar las conciliaciones no le está dando seguridad. Le está trasladando el riesgo a usted. Y recuerde que, cuando algo falla, el representante legal también puede tener que responder: lo explicamos en el artículo sobre la responsabilidad del representante legal si falla el revisor fiscal.
Tarda semanas en responder
Si cada consulta tarda semanas en tener respuesta, o tiene que perseguirlo para que aparezca, su revisor fiscal probablemente tiene más clientes de los que puede atender. Y eso se nota en la calidad de la revisión.
También le lleva la contabilidad o los impuestos
Esta es la más grave. El Código de Comercio le impide al revisor fiscal desempeñar cualquier otro cargo en la misma sociedad. Si además de revisor es quien le lleva la contabilidad o le prepara los impuestos, está revisando su propio trabajo. Su dictamen pierde valor frente a los socios, el banco y la DIAN, por más competente que sea.
No conoce su negocio
Un revisor fiscal que no sabe cómo funciona su sector, cuáles son sus riesgos típicos o cómo se mueve su inventario difícilmente va a encontrar lo importante. Revisa formatos, pero no entiende la operación.
Haga el ejercicio con su caso. Marque las señales que reconoce en su revisoría fiscal actual:
Test
¿Es momento de cambiar de revisor fiscal?
Marque las señales que reconoce en su revisoría fiscal actual. No todas pesan igual.
Marque las señales que reconoce para ver qué le conviene hacer.
Lo que le cuesta quedarse con un revisor fiscal que no sirve
Muchos gerentes aguantan una revisoría fiscal floja porque cambiarla parece un lío y, al fin y al cabo, «el dictamen sale». El problema es que el costo no está en los honorarios: está en lo que el revisor no ve.
- Errores que se acumulan. Una provisión mal calculada o un impuesto mal liquidado que nadie señala este año se convierte en un ajuste grande el próximo, o en una sanción cuando la DIAN lo encuentra.
- Un dictamen que no respalda. El banco, los socios y los inversionistas confían en el dictamen porque suponen que hubo una revisión de verdad. Si no la hubo, esa confianza está construida sobre nada.
- Más riesgo para usted. Cuando el revisor no advierte los problemas, la responsabilidad recae con más fuerza sobre la administración. Usted firmó tranquilo porque había un revisor, pero ese revisor no estaba mirando.
- Oportunidades perdidas. Un buen revisor fiscal también le dice dónde se le están yendo recursos y qué controles le faltan. Eso, con uno que solo firma, nunca llega.
Por eso la pregunta no es si puede permitirse cambiar de revisor fiscal, sino si puede permitirse seguir con uno que no le aporta.
Antes de cambiarlo, hable con él
Cambiar de revisor fiscal no es un trámite de un día, y no siempre es la primera opción. Muchas veces el revisor no entrega más porque nadie le ha dicho qué se espera de él. Antes de llevar el tema a la asamblea, vale la pena tener una conversación clara.
Hágalo por escrito. Un correo con lo que su empresa espera de la revisoría fiscal tiene dos ventajas: le da al revisor la oportunidad de mejorar con reglas claras y, si no lo hace, le deja a usted una constancia para presentar ante la asamblea.
Para que no tenga que redactarlo desde cero, le dejamos esta plantilla. Marque lo que necesita y copie el correo:
Plantilla
Escríbale a su revisor fiscal lo que espera de su trabajo
Complete sus datos, marque lo que le quiere pedir y copie el correo.
¿Qué le quiere pedir?
Asunto: Revisoría fiscal: lo que esperamos para el cierre Buenos días: Como preparación para el cierre contable de este año en [su empresa], queremos acordar con usted algunos puntos de su trabajo como revisor fiscal. Le pedimos: • Un plan de trabajo del cierre, con las fechas de sus visitas y de las entregas de información. • Que nos informe por escrito los hallazgos importantes a medida que aparezcan, con su recomendación. • El borrador del dictamen y del informe a la asamblea antes de la convocatoria. Le proponemos una reunión en las próximas dos semanas para acordar fechas y responsables. Quedamos atentos a su respuesta. Cordialmente, [Su nombre] [su empresa]
Dele un plazo razonable para responder y para ajustar su forma de trabajo, por ejemplo hasta la siguiente visita. Si la respuesta es buena y los cambios se ven, perfecto: se ahorró un cambio. Si no, ya tiene claro el camino.
¿Cuándo se puede cambiar al revisor fiscal?
En cualquier momento. El artículo 206 del Código de Comercio dice que, aunque el revisor fiscal tenga un periodo, puede ser removido en cualquier tiempo con el voto de la mitad más una de las acciones presentes en la reunión. La elección y la remoción del revisor fiscal le corresponden a la asamblea de accionistas o a la junta de socios, y no se pueden delegar en la gerencia ni en la junta directiva.
Que se pueda en cualquier momento no quiere decir que dé igual cuándo. En la práctica:
- El momento natural es la asamblea ordinaria de marzo. Ya hay una reunión convocada, los socios están revisando el año y el cambio entra como un punto más del orden del día.
- El peor momento es en pleno cierre, entre diciembre y febrero. Un revisor nuevo que llega a mitad del cierre tiene que conocer la empresa a las carreras, justo cuando más trabajo hay. Salvo que haya un problema grave, es mejor planear el cambio para marzo.
- Si el problema es grave, como una falta de independencia o una firma sin revisión en una declaración importante, no espere: se puede convocar a una reunión extraordinaria para hacer el cambio.
Por eso octubre y noviembre son buenos meses para tomar la decisión: hay tiempo de conversar con el revisor actual, de pedir propuestas y de llegar a la asamblea con un reemplazo elegido.
Paso a paso para cambiar de revisor fiscal
- Pida propuestas a otros revisores fiscales. No compare solo precio. Pida que cada propuesta diga cuántas visitas hará al año, qué informes le entregará y cuándo, quién del equipo hará el trabajo y cómo garantiza su independencia. Si quiere una referencia de costos, revise cuánto cobra un revisor fiscal en Colombia.
- Incluya el cambio en el orden del día. La remoción del revisor actual y la elección del nuevo deben aparecer en la convocatoria a la asamblea, para que los socios sepan que se va a decidir.
- Vote la remoción y la elección. La asamblea decide; para remover al revisor basta la mitad más una de las acciones presentes. Lo usual es nombrar en la misma reunión al principal y a su suplente.
- Deje todo en el acta. El acta debe registrar la remoción, la elección del nuevo revisor y su aceptación del cargo.
- Inscriba el nombramiento en la Cámara de Comercio. Según el artículo 163 del Código de Comercio, basta con la copia del acta. No es una reforma de estatutos.
- Actualice el RUT. El cambio de revisor fiscal obliga a actualizar el RUT, a más tardar dentro del mes siguiente.
- Haga el empalme. Entréguele al nuevo revisor los estados financieros, el último dictamen, los informes anteriores y las actas, y pídale una reunión de arranque con su contadora para acordar el plan de trabajo.
Un detalle que suele olvidarse: avise al banco y a sus aliados importantes si le piden estados financieros dictaminados. Es mejor que se enteren por usted del cambio que por la firma nueva en el próximo dictamen.
Cómo comunicarle la decisión al revisor actual
Cambiar de revisor fiscal no tiene por qué ser un conflicto. Unas recomendaciones para que la salida sea ordenada:
- Dígaselo antes de la asamblea. Que no se entere en la reunión. Una conversación previa, con los motivos expuestos con respeto, evita tensiones delante de los socios.
- Apóyese en lo escrito. Si antes le envió el correo con lo que esperaba de su trabajo y no hubo cambios, la decisión se explica sola.
- Pídale que termine lo pendiente. Si hay informes, certificaciones o firmas de su periodo que estén en curso, acuerde cómo y cuándo los entrega.
- Coordine el empalme. Pídale que atienda las preguntas del nuevo revisor sobre los temas abiertos. Es una práctica profesional sana y le ahorra tiempo al que llega.
Errores comunes al cambiar de revisor fiscal
- Elegir solo por precio. Si el revisor anterior no servía porque cobraba poco y venía poco, cambiarlo por otro más barato repite el problema.
- Nombrar al contador como revisor fiscal. Pasa más de lo que parece: se nombra a quien ya conoce la empresa. Pero si ha llevado la contabilidad, no tiene la independencia que el cargo exige.
- Cambiar en pleno cierre sin necesidad. El revisor nuevo llega a dictaminar un año que no vio, y a las carreras.
- Olvidar los trámites. Sin la inscripción en la Cámara de Comercio y sin la actualización del RUT, el cambio queda a medias, y las firmas del revisor nuevo pueden generar dudas.
- No hacer empalme. El revisor nuevo arranca de cero y pierde meses conociendo lo que el anterior ya sabía.
Qué buscar en su nuevo revisor fiscal
Cambiar de revisor fiscal solo vale la pena si el nuevo trabaja distinto. Al evaluar las propuestas, fíjese en esto:
- Un plan de trabajo concreto, con visitas durante todo el año y no solo en marzo.
- Entregables por escrito: informes de hallazgos con recomendaciones, y no solo el dictamen.
- Independencia real: que no le lleve la contabilidad ni le prepare los impuestos.
- Conocimiento de su sector y de empresas de su tamaño.
- Disponibilidad: que le diga quién le va a responder y en cuánto tiempo.
¿Y si el problema no es el revisor, sino el contador?
A veces lo que falla no es la revisoría fiscal, sino la contabilidad que llega a ella: cifras que no cuadran, soportes que no aparecen, cierres que siempre llegan tarde. En ese caso, cambiar de revisor no resuelve nada. Si sospecha que ese es su caso, le puede servir nuestro artículo sobre cómo saber si necesita cambiar de contador.
Una revisoría fiscal que sí le sume
El revisor fiscal no es un gasto obligatorio que hay que tolerar. Bien hecha, la revisoría fiscal es la mirada independiente que le avisa a tiempo de los problemas, le ayuda a mejorar sus controles y les da confianza a sus socios y al banco.
Si la suya no se parece a eso, la asamblea de marzo es su oportunidad de cambiarla. Y la decisión se prepara ahora.
En Marín Ríos Consultores hacemos la revisoría fiscal como un acompañamiento durante todo el año. ¿Quiere saber cómo sería en su empresa? Escríbanos y reciba una asesoría gratuita.