Marin Rios Consultores

¿Cómo realizar un adecuado cierre contable este 2025? Guía práctica empresarial

Para muchos, el cierre contable es el equivalente a correr una maratón después de otro periodo largo de obligaciones.

 

Termina renta, comienza cierre. Pero verlo como una tarea repetitiva y agotadora es perder de vista lo esencial: el cierre contable y fiscal es el evaluador silencioso de todo lo que pasó en el año y, más importante aún, es la base sobre la que construirás decisiones inteligentes para 2026.

Cierre contable 1

Tabla de contenidos

¿Por qué el cierre contable no es el final sino el comienzo de tu estrategia 2026?

pasos cierre contable

Los problemas más comunes en el cierre contable, no vienen de temas complejos sino de detalles ignorados.

 

Soportes incompletos, registros fuera de fecha, diferencias entre contabilidad y reporte fiscal, pagos sin bancarización, nómina transmitida tarde o políticas contables aplicadas sin entender su impacto fiscal.

 

Estos pequeños errores se convierten luego en contingencias, ajustes, reprocesos o sanciones.

 

Un cierre hecho con calma, anticipación y criterio convierte un requisito legal en un instrumento de planeación.

 

Esa es la intención de esta guía: que el cierre deje de ser un trámite y se transforme en una herramienta que protege tus cifras, mejora tus decisiones y evita sorpresas con la DIAN.

¿Por qué el cierre contable 2025 exige una mentalidad distinta a años anteriores?

Durante décadas, las empresas se acostumbraron a cerrar contabilidad en marzo, abril o incluso junio del año siguiente.

 

Ese enfoque quedó atrás por dos razones que cambiaron el juego:

 

Primero, la contabilidad ya no es un universo independiente. El artículo 21-1 del Estatuto Tributario los conectó de manera formal: el impuesto parte de la contabilidad. Significa que cualquier decisión contable, desde cómo reconoces ingresos hasta cómo calculas depreciaciones, construye la base fiscal del impuesto de renta.

 

Segundo, el ecosistema digital eliminó la flexibilidad de años anteriores. Con facturación electrónica, nómina electrónica y documento soporte, quedó atrás el “lo emitimos después pero le ponemos fecha del año anterior”. La DIAN recibe la información al instante porque su sistema valida cada documento. Lo que no se soportó y transmitió antes del 31 de diciembre simplemente no existe fiscalmente.

 

Esto obliga a un cambio mental: ya no se puede pensar en arreglar las cifras meses después.

 

Cerrar bien implica planear, anticipar y evitar llegar a marzo arreglando errores del año pasado porque ya no hay cómo corregirlos.

¿Cómo se diseña un cierre contable estratégicamente?

Estrategia de Cierre Fiscal
Roadmap Fiscal 2025

El Arte del Cierre Fiscal

No cierres con sorpresas. Transforma la obligación tributaria en una ventaja competitiva siguiendo estas tres fases estratégicas.

01

El Plan Maestro

Octubre – Noviembre

¿Para qué hacer un precorte antes de cerrar?

Realizar un cierre preliminar al 31 de octubre es como mirar el tablero de ajedrez antes de mover las piezas finales. Te permite:

  • Proyectar ingresos y utilidades reales.
  • Anticipar la carga tributaria de 2026.
  • Conversar con gerencia meses antes, no el día antes de declarar.
  • Abrir espacio para tomar decisiones inteligentes.

Con un precorte no cierras con sorpresa. Cierras consciente.

¿Por qué revisar políticas contables es vital?

Las políticas no son documentos para archivar. Definen cómo mides tu dinero. Muchas empresas adoptan políticas (como valor razonable o valorizaciones) que elevan la utilidad contable sin generar caja real.

El Peligro: Una utilidad inflada contablemente puede generar dividendos gravados y mayor tributación sin tener el dinero para pagarlo.
02

Auditoría y Checklist

Fase de Blindaje

¿Cómo "sobreviven" tus deducciones?

Aquí es donde se logran los ahorros: evitando rechazos. Tu Checklist de supervivencia:

Factura Electrónica: Obligatoria para proveedores responsables.
Documento Soporte: Transmitido para proveedores no obligados.
Nómina Electrónica: Transmitida, aunque sea extemporánea.
Acuses RADIAN: Vital para justificar costos en compras a crédito.

Efectivo, Art. 107 y Criterios Fiscales

  • Pagos en Efectivo (Art 771-5): Cuidado. Pagos individuales > 100 UVT pierden deducción. Revisa el límite global.
  • Art. 107 ET: Todo gasto debe tener Causalidad, Necesidad y Proporcionalidad.
  • Seguridad Social: Sin pago de aportes, no hay deducción de salarios.
  • Regla del 1%: Atenciones a clientes/empleados no pueden superar el 1% del ingreso fiscal.
03

La Conciliación

Diciembre – Cierre de Brecha

¿Qué es realmente la Conciliación Fiscal?

El Formato 2516 no es un simple adjunto. Es el puente que conecta tu contabilidad financiera con lo que la DIAN ve. Aquí identificamos dos tipos de diferencias:

Diferencias Permanentes

Nunca se revierten (ej. Multas, Gastos no deducibles). Se pierden para siempre.

Diferencias Temporarias

Cuestión de tiempo (ej. Deterioros). Se revierten en el futuro y generan Impuesto Diferido.

El Impuesto Diferido: La Verdad Futura

Ignorar el impuesto diferido es mentirse a sí mismo. Puede hacer ver las utilidades "más bonitas" hoy, pero oculta la realidad de mañana.

  • Pasivo Diferido: Impuestos que tendrás que pagar en el futuro.
  • Activo Diferido: Beneficios tributarios que recuperarás.

No calcularlo es dar una "foto falseada" a la junta directiva.

© 2024 Planeación Tributaria Inteligente.

Fase 1: el plan maestro (Octubre–Noviembre) ¿Para qué hacer un precorte contable antes de cerrar?

Realizar un cierre preliminar al 31 de octubre es como mirar el tablero antes de mover las piezas finales.

 

Un precorte te permite:

 

• Proyectar ingresos, costos y utilidades reales del año.
• Anticipar la carga tributaria de 2026.
• Conversar con gerencia sobre impuestos meses antes, no el día previo a declarar.
• Abrir espacio para decisiones inteligentes antes de que termine el año.

 

En otras palabras, con un precorte no cierras con sorpresa. Cierras consciente de dónde estás y qué puedes ajustar.

¿Cómo asegurar que tus deducciones sean válidas? Fase 2: auditoría interna y lista de chequeo

Esta es la fase donde los ahorros se logran en silencio. Cada verificación evita ajustes costosos después.

 

A continuación te compartimos las verificaciones más importantes a tener en cuenta para la auditoria previa al cierre contable:

¿Qué revisar en soportes para que tus deducciones sobrevivan a la DIAN?

• Que los gastos con proveedores obligados a facturar tengan factura electrónica validada.
• Que compras a proveedores no obligados tengan documento soporte transmitido.
• Que la nómina electrónica esté transmitida, incluso si ocurrió tarde.
• Que existan los acuses y eventos requeridos para justificar gastos en compras a crédito.

 

El principio es simple: sin soporte adecuado, la DIAN tiene base para rechazar la deducción, así que cada documento cuenta.

¿Qué hacer con pagos en efectivo para evitar pérdida de deducciones?

El artículo 771-5 del estatuto tributario limita deducibilidad cuando pagas en efectivo más allá de ciertos valores:

 

• Pagos individuales mayores a 100 UVT pierden deducción.
• Existe un límite global sobre todos los pagos en efectivo que no puedes exceder.

¿Qué criterios fiscales deben cumplir tus costos y gastos?

La lista es amplia, pero implica verificaciones como:

 

• Relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad del gasto (Art. 107 ET).
• Que el proveedor no esté declarado ficticio o insolvente.
• Que salarios y prestaciones solo se deducen si estás al día en seguridad social.
• Que los impuestos pagados correspondan al mismo año fiscal.
• Que depreciaciones sigan límites fiscales.
• Que deterioros sigan reglas fiscales distintas a las contables.
• Que atenciones a clientes y empleados no excedan el límite del 1% del ingreso fiscal.

 

Una empresa que no revisa estos puntos termina pagando impuestos por errores evitables.

¿Cómo se cierra la brecha entre contabilidad y fiscal? Fase 3: conciliación (Diciembre)

La Conciliación Fiscal: El Puente

El Puente de la Verdad

¿Cómo conectamos tu realidad financiera con tu obligación tributaria? Bienvenido a la Conciliación Fiscal.

📄

El Formato 2516

Muchos lo ven como un adjunto "para llenar". Es un error. Es el documento crítico que conecta tu estado financiero con lo que la DIAN verá en tu declaración.

Tu Empresa
Contabilidad
Conciliación
La DIAN
Fiscal

Exige entender qué coincide y qué debe ajustarse.

Diferencias Permanentes

Nunca Vuelven

Gastos que contablemente existen pero fiscalmente están prohibidos para siempre.

Ejemplo: Multas y Sanciones

Diferencias Temporarias

Cuestión de Tiempo

Gastos o ingresos que se reconocen hoy en un lado, y mañana en el otro.

Ejemplo: Deterioro de Cartera

El Impuesto Diferido revela el futuro

Sin Impuesto Diferido

Muestras un resultado "más bonito" pero irreal. Es una foto falseada para la junta y los socios.

Con Impuesto Diferido

Reconoces deudas futuras (Pasivo) o beneficios por cobrar (Activo). Es la realidad financiera pura.

No cierres los ojos ante la realidad fiscal.

¿Por qué revisar tus políticas contables es un paso indispensable?

Politicas contables

Las políticas contables no son un documento archivado. Son la forma en que tu empresa decide reconocer ingresos, medir activos, calcular deterioros, depreciar bienes, entre otros.

 

El problema es que muchas empresas adoptan políticas sin entender implicaciones fiscales.

 

Ejemplos como medición a valor razonable, deterioros o valorizaciones pueden elevar la utilidad contable sin caja real, generando una Tasa de Tributación Depurada mayor y dividendos potencialmente gravados sin haber flujo para distribuir.

 

Por eso, revisar las políticas es clave: si contablemente las cifras inflan utilidades, fiscalmente puedes terminar pagando más.

¿Qué hacer luego del cierre? El paso que muchas empresas olvidan: presupuestar

Muchos hacen cierre técnico y paran allí.

Pero si no conectas ese cierre con un presupuesto serio, tu trabajo se queda incompleto.

El presupuesto convierte cifras en decisiones: define hacia dónde va tu negocio, asigna recursos, detecta riesgos y establece metas realistas.

Si quieres profundizar en cómo hacerlo, hay un recurso práctico que explica cómo construir un presupuesto útil para dirección:

Cómo crear un presupuesto empresarial que sirva para tomar decisiones.

¿Qué hace realmente valioso un cierre contable bien ejecutado y cómo llevarlo a la práctica?

Un cierre contable dejó de ser un trámite de contador para convertirse en el primer paso de planeación empresarial, fiscal y financiera.

 

Cuando se hace con anticipación y criterio, se transforma en un activo que protege tus cifras, da visibilidad sobre tu flujo de caja y prepara decisiones inteligentes para 2026.

 

Si al revisar tu cierre notas que necesitas acompañamiento profesional para aterrizar ese ejercicio y convertirlo en estrategia, contar con un aliado especializado puede marcar la diferencia.

 

En Marín Ríos Consultores ofrecemos outsourcing contable para empresas que buscan claridad financiera real.

Gestionamos tus procesos contables, tributarios y administrativos para que tomes decisiones informadas sin descuidar tu operación diaria.

Ahorra tiempo, reduce riesgos y mantén el control genuino de tu empresa.

Somos expertos en Contablidad para Pymes

Sí buscas empezar a tercerizar tus procesos contables, píde una consultoría gratuita aquí.

El backoffice de tu negocio

Expertos en contabilidad y finanzas

Servicio

Recursos

Nosotros

Contacto